会计档案如何整理编目(:包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注)
会计档案如何整理编目 ♂
会计档案的编目方法主要包括以下几种:
统编法
将一个单位形成的所有会计档案,在一年或数年内统一编制会计档案案卷目录。
分类编制法
将一个单位形成的会计档案,按会计档案的不同形式、不同机构或不同类型分别编制会计档案案卷目录。
保管期限编制法
将一个单位形成的所有会计档案,按不同保管期限分别编制案卷目录。
年度—类别—保管期限分类方法
先按会计年度分类,再按形式(如报表、账簿、凭证)分类,最后按保管期限长短顺序排列,每年编一个案卷流水号。
年度—保管期限—组织机构—类别分类方法
先按会计年度分类,再按保管期限分类,然后按组织机构分类,最后按类别排列。
年度—会计类型—类别分类方法
先按会计年度分类,再按会计类型分类,最后按类别排列。
类别-年度-保管期限分类方法
把报表、账簿、凭证分开,再按年度时间先后排列,历年各编一个案卷流水号。
会计档案号的编制方法
会计档案号=会计档案代字(代号或代码)+大类号和属类号+案卷号。
案卷目录的编制要求
用纸尺寸:采用国际标准A4型(长宽为297 mmX210 mm)。
纸张质量:宜采用70克以上白色书写纸制作。
案卷目录项目:包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注。
编目流程
收集档案:
将会计凭证、会计账簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整。
分类整理:
按照凭证、账簿、报告等几种主要形式进行分类。
编制目录:
根据选择的分类方法编制案卷目录,确保目录准确、详细,便于检索。
著录与条目:
通过计算机软件进行著录和条目生成,或打印装订成册。
更新目录:
如果正文内容有所修改,需要更新目录以反映最新信息。
注意事项
编目应逐件进行,确保每一份档案都有对应的目录信息。
目录表格采用A4幅面,页面宜横向设置。
编目字段应符合著录规则要求,确保信息的准确性和完整性。
通过以上方法,可以有效地对会计档案进行编目,便于管理和检索。建议根据具体单位的实际情况选择合适的分类方法和编目流程,以确保会计档案的有序管理和利用。
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